Publié le : 01 juin 20216 mins de lecture
Dans le secteur médical, la gestion des appels est un problème courant. Pour assurer l’accueil téléphonique, la gestion des agendas et les tâches administratives, les spécialistes et les généralistes doivent généralement mettre en place un service de secrétariat à distance. Une approche plus avancée, en complément du secrétariat médical traditionnel, permet aux médecins aujourd’hui de bénéficier d’une meilleure gestion des rendements : télésecrétariat médical à distance ou automatisé.
Caractéristiques typiques d’une secrétaire médicale
Les responsabilités d’une secrétaire dans un cabinet médical consistent à répondre au téléphone, à taper les notes de consultation, à planifier les réunions et à prendre les appels. Pour mener à bien cette tâche, une secrétaire médicale doit avoir un sens aigu du toucher et une compréhension approfondie de la terminologie médicale. Par conséquent, elle doit connaître le médecin avec lequel elle travaille, ainsi que ses patients, ses souhaits et sa personnalité. Étant donné que la standardiste doit traiter de multiples appels dans la journée, la fonction de télésecrétaire médicale est souvent confrontée à un problème de tri. Il est également difficile de trouver une personne suffisamment formée. En outre, l’embauche d’une secrétaire médicale personnelle peut s’avérer coûteuse. En revanche, l’embauche d’une assistante inexpérimentée pour ce rôle met le médecin en difficulté. Lorsqu’il y a beaucoup d’activités, une secrétaire médicale inexpérimentée peut refuser de prendre des rendez-vous ou même oublier des rendez-vous importants. Cette situation peut avoir de graves conséquences. Vous trouverez plus d’informations sur le télésecrétariat médical sur le site https://www.thelem.fr.
Les avantages de l’utilisation d’un télésecrétariat médical
Grâce à la démocratisation d’Internet (généralistes et praticiens), les médecins disposent d’une plus grande souplesse dans la gestion des appels téléphoniques entrants. Le télésecrétariat médical utilise un accueil téléphonique externalisé et un dispositif de prise de rendez-vous en ligne pour simplifier la prise de rendez-vous. L’assistant médical externalisé est une permanence téléphonique médicale qui, comme un employé classique, s’occupe de traiter et de recevoir tous les appels destinés au médecin. Cette démarche s’appuie sur des connaissances et des conseils préalablement inscrits dans l’agenda du praticien pour y parvenir. Il n’y aura plus d’appels longs et sans réponse, de rendez-vous manqués, d’appels en attente ou d’autres interruptions potentielles du travail du médecin. Le télésecrétariat médical peut gérer autant d’appels que les cabinets médicaux peuvent en traiter. Une fonctionnalité très précieuse et pratique, notamment pour un praticien très sollicité. Les télésecrétaires orientent et répondent à tous les appels en fonction des besoins spécifiques de chaque relation client : gestion des agendas, consultation des plannings, prise de messages, prise de rendez-vous, etc. Tout cela sans avoir à consulter régulièrement un médecin. Lors de ses rendez-vous, le médecin peut également ajouter une alternative qui lui permet d’accepter les appels de patients spécifiques. La simplicité de cette approche facilite grandement le quotidien du praticien.
Les critères à prendre en compte pour choisir un télésecrétariat médical
En fonction de ses besoins, un praticien externalisera tout ou partie de son secrétariat téléphonique. Un télésecrétariat médical assure la fiabilité du service pendant ses indisponibilités, ses vacances et ses absences. Les fonctions administratives peuvent également être déléguées directement au télésecrétariat médical. Les options sont différentes, selon le nombre d’appels à traiter et les conditions du médecin. La sous-traitance partielle est également plus adaptée à des formules souples, conformes aux besoins réels du médecin. Pour éviter de payer des suppléments excessifs, il convient d’examiner attentivement les détails des coûts indiqués dans les devis des prestataires dans toutes les situations. Le médecin doit avoir confiance dans les compétences techniques des télésecrétaires à qui il confie les missions. C’est pourquoi les télésecrétaires sont flexibles et s’adaptent à de nombreux secteurs d’activité. Ils participent à la stratégie qualité et reçoivent quotidiennement une formation locale et globale.