Le service de permanence téléphonique et ses avantages dans le secteur médical et paramédical

Alors que la plupart des secteurs professionnels s’avèrent de plus en plus concurrentiels, le secteur de santé n’en est pas en reste. Aujourd’hui, traiter les appels téléphoniques en cas d’absence ou quand on est occupé est une nécessité qu’une permanence téléphonique simplifie et optimise.

En effet, tout professionnel de santé ou de soins est confronté à de nombreuses tâches administratives telles que la réception des appels, la gestion administrative des patients ou encore la prise de rendez-vous. Comment peut-il se recentrer sur l’essentiel de son activité s’il est en permanence face à toutes ces contraintes. 

L’externalisation d’un service de télésecrétariat est la clé. Un médecin peut ainsi mener ses consultations sans interruption tout en se rendant disponible par téléphone.  Mais, sur le marché de la permanence téléphonique, de nombreuses entreprises proposent des services de gestion d’agenda d’où l’embarras du choix. Retour sur la définition d’une permanence téléphonique, ses avantages et ce qu’elle peut apporter aux professions médicales et paramédicales. 

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ? 

Déléguer ou gérer soi-même les tâches administratives, ses appels téléphoniques ? C’est la question qui taraude de nombreux professionnels de santé, soucieux de gagner la confiance des patients. La permanence téléphonique est la solution la plus prisée pour réorganiser son travail et retrouver la paix intérieure en se consacrant aux consultations. 

D’abord, une permanence téléphonique est un service qui consiste à confier la gestion de son secrétariat à un prestataire spécialisé dans ce domaine, dans le but d’optimiser la réception des appels entrants suivant les directives des clients. Cette solution est bien plébiscitée par les entreprises qui ont besoin d’être joignables au téléphone tout au long de la journée tout en conservant leur rythme de travail habituel. La gestion des appels téléphoniques via un télésecrétariat spécialisé permet de :

• réception des appels entrants avec le sourire et dans la bonne humeur,
• fournir un accueil téléphonique professionnel et personnalisé,
• informer l’appelant sur l’entreprise,
• Identifier les raisons de l’appel, 
• prendre des messages,
• gérer les agendas au quotidien, 
• rappeler des rendez-vous, réunion, séminaire.
• orientation de l’appelant,
• qualification du degré d’urgence de l’appel,
• Transfert des appels urgents vers le bon praticien,
• Traitement des appels suivant les directives édictées par le médecin ou suivant certaines indications (en visite médicale, en consultation, en astreinte, en cas d’urgence, etc.),
• Tâches administratives (courriers, ordonnances, comptes rendus médicaux).

Le secteur médical est très complexe, donc il est nécessaire qu’il soit géré par des secrétaires expérimentées, enclines à faire preuve d’empathie, orienter les interlocuteurs et détecter les appels urgents. Mais, les sociétés commercialisant un service de permanence téléphonique ne sont pas toutes expertes dans le médical et le paramédical. Pour faire un choix judicieux, il convient de les distinguer différents types de télésecrétariat :

• Le centre d’appel générique est dédié à toutes les professions libérales, aux PME ou encore aux TPE (avocats, comptables, médecins, assurances, électriciens, etc.).
• Le professionnel indépendant à distance qui assure seul la prestation de permanence téléphonique.
• L’entreprise spécialisée dans le télésecrétariat médical et paramédical qui peut satisfaire les exigences des professionnels de santé. 

Les permanences téléphoniques expérimentées mettent à la disposition des médecins des télésecrétaires exclusivement de formation médicale qui sont capables de gérer les appels entrants, identifier les urgences médicales, prendre des  messages et orienter les patients, toujours dans le respect du secret médical. 

Le standard externalisé doit refléter l’image du cabinet médical. Il est donc primordial de trouver des professionnels en qui vous pouvez avoir entièrement confiance afin de prendre soin de votre relation patient-médecin. 

Et pour choisir, le mieux est d’opter une permanence téléphonique flexible c’est-à-dire celle qui offrent d’autres tâches à part la réception des appels et la prise de rendez-vous, sans oublier la question de l’amplitude horaire. 

Une entreprise de permanence téléphonique médicale se démarque du télésecrétariat transversal qui traite des TPE, des avocats et des professionnels de santé. L’expert spécialisé en accueil téléphonique médical peut mettre à la disposition des cabinets, des cliniques ou encore des hôpitaux, des télésecrétaires formées aux métiers de la santé. 

Le service peut être effectué par un call center 100% français, par des plateformes téléphoniques qui sous-traitent à l’étranger ou par des secrétaires indépendants (secrétaire à domicile).

Permanence téléphonique médicale est faite pour qui ? 

Le quotidien d’un professionnel du secteur médical est particulièrement chargé. Grâce à une permanence téléphonique médicale, le praticien peut passer plus de temps à s’occuper de ses patients, sans être pour autant obligé de répondre au téléphone. Le secrétariat à distance se charge de gérer ses appels téléphoniques, son agenda professionnel, voire même son courrier électronique, généralement du lundi au samedi ou suivant ses besoins. Autrement, il peut intervenir selon des horaires variables, ponctuels ou en permanence, selon les besoins professionnels. Les prestataires de télésecrétariat médical vous permettent ainsi de rester joignable à tout moment, que ce soit pendant les heures de travail ou pendant les pauses. 

Un télésecrétariat médical est l’externalisation d’accueil téléphonique. Elle convient à l’ensemble des professionnels exerçant dans le secteur de santé. En effet, le service est adapté aux fonctions de n’importe quelle spécialisation ou structure. Que ce soit médecin généraliste, cardiologue, ophtalmologue, pédiatre, psychiatre, kinésithérapeute ou un infirmier libéral dans un cabinet ou une clinique, l’alternative de la permanence téléphonique s’avère avantageuse. Cela inclut également les maisons de santé, les EHPAD et les établissements hospitaliers. Quel que soit votre domaine d’activité, votre secrétariat médical à distance apporte une valeur ajoutée à la gestion d’un cabinet  médical, d’autant plus que c’est un service de référence pour vos patients.

Aujourd’hui grâce au télésecrétariat médical, un praticien aura surtout l’occasion de réduire les charges de travail et privilégier les soins des patients. Que ce soit un médecin généraliste, une clinique spécialisée, infirmier … ou toute autre spécialisation, l’externalisation est une solution incontournable pour la gestion de sa patientèle. 

En effet, elle est conçue et l’idéal pour déléguer les prises des rendez-vous à une télésecrétaire afin de se décharger d’un grand nombre d’appels. Grâce à une télésecrétaire médicale expérimentée et habile, le professionnel médical ou paramédical sera moins débordé et pourra se concentrer sur le cœur de son métier. Plus rien ne le perturbera et ne les inquiétera, tant qu’il sait qu’une interlocutrice fiable et réactive s’occupe de ses patients, et peut lui communiquer leurs messages ou transférer les appels urgents.  Le service de permanence téléphonique permet d’optimiser la gestion des appels entrants ainsi que l’agenda du professionnel en renseignant au mieux le correspondant. 

Dès lors, le cabinet médical ou  l’entreprise disposant d’un service de permanence téléphonique aura l’avantage d’être joignable pendant la journée, puisque les appels sont traités en fonction des instructions du professionnel.

Concrètement, elle permet des actions comme le fait de : 

• Renseigner l’appelant sur un suivi en cours ou sur l’entreprise même.
• Proposer un accueil personnalisé et professionnel.
• Gérer un agenda au quotidien.
• Effectuer des rappels de réunions, de séminaires, etc.
• Prendre des messages ou les transférer le cas échéant.

Bénéficier d’une permanence téléphonique médicale permet de laisser la gestion d’un secrétariat à un prestataire extérieur au cabinet médical, d’où l’avantage majeur d’éviter d’employer une personne, quelle que soit la durée nécessaire. 

Une permanence téléphonique médicale pour les médecins, quels avantages ? 

En instaurant un système de permanence téléphonique médicale vous bénéficierez de plusieurs avantages : une solution économique, souple et flexible  qui permet de des économies sur les éventuels salaires d’un nouvel employé ainsi que sur les charges sociales. Vous gagnez aussi du temps en vous concentrant sur l’essentiel de l’activité.

Gagner du temps

Avoir une sonnerie au téléphone, mettre son activité en suspens ou ne pas répondre, sont naturellement les pires erreurs à ne pas commettre pour un professionnel de santé. Vous n’êtes pas pleinement concentré sur vos missions. Les  médecins ne peuvent être interrompus au cours de leur rendez-vous avec leurs patients. Déléguer l’accueil téléphonique à un secrétariat externalisé est l’idéal. En effet, le principal avantage d’une permanence téléphonique médicale est semble-t-il le gain de temps. Le praticien n’aura plus à s’occuper de la réception des appels, ce qui lui permettra de se consacrer pleinement aux consultations. 

Les plateformes de télésecrétariat mettent à votre disposition un répondeur et d’un pré-décroché personnalisés au nom du médecin, ainsi que de l’activation de votre accueil téléphonique. Il suffit toutefois de communiquer ses directives à la secrétaire à distance pour qu’elle parvienne à vous représenter de la meilleure façon qui soit.  Vous avez le choix de la formule: selon votre situation, la permanence téléphonique médicale peut être d’une journée, de quelques heures ou de quelques semaines. 

Fidéliser les patients

Le premier contact des médecins avec leur patients se déroule par téléphone, d’où la nécessité de répondre convenablement aux diverses interrogations des appelants. En effet, l’accueil téléphonique est un canal de communication crucial qui permet surtout de fidéliser la patientèle. Donc le professionnel de santé a tout intérêt à lui consacrer du temps tout en veillant à ce qu’il soit de qualité. Pour ce faire, le secrétaire à distance doit faire preuve d’empathie et de discrétion, respecter le secret médical, identifier des urgences médicales,  savoir orienter les patient et gérer l’agenda du médecin. La qualité de son travail impacte directement votre image, voila pourquoi il faut qu’elle soit spécialisée dans le domaine médical.  L’externalisation des appels et de la gestion d’agenda est une alternative idéale pour mener à bien les consultations sans interruption (excepté les appels urgents). Le patient sera ainsi plus à l’aise et l’attente sera réduite à zéro. Pour des besoins personnalisés, vous pouvez bénéficier d’un service de télésecrétariat sur-mesure incluant des services complémentaires comme la gestion des courriers, le transfert des appels, la prise de rendez-vous web, la gestion des agendas, ou encore la rédaction de rapports médicaux.

De plus, la permanence téléphonique médicale s’avère idéale pour garantir l’optimisation de l’accueil ainsi que la fidélisation des patients. Dès qu’il est question d’un prestataire de télésecrétariat adapté et qualifié, la qualité du service sera au irréprochable. Ainsi le médecin pourra attirer de nouveaux patients et accroître sa notoriété. 

Augmenter le chiffre d’affaires

Le secrétariat médical externalisé représente un avantage économique de taille. D’abord, il libère le professionnel de santé d’une embauche et par conséquent des charges patronales et des frais d’équipement. 

Pour les cabinets et les cliniques qui ont déjà leur équipe d’accueil, sous-traiter auprès d’une entreprise de télésecrétariat médical pourrait s’avérer assez économique, puisqu’il permet de réduire les dépenses en matière d’accueil médical téléphonique. En cas de surcharge, aussi un secrétariat d’une permanence téléphonique peut apporter un soutien aux collaboratrices et collaborateurs en charge du standard. 

Si le fait de recruter une secrétaire standardiste constitue une aubaine pour les médecins libéraux, ceci engage des dépenses conséquentes telles que salaire, équipements, charges sociales, assurance, gestion des congés, etc. Avec un service de secrétariat à distance, le professionnel de santé bénéficie d’un service de secrétariat répondant exactement à ses besoins sans avoir à payer des charges supplémentaires.

Coté coûts, certaines plateformes de télésecrétariat offrent plus de flexibilité grâce à des forfaits sans abonnement, ce qui vous permet de souscrire sans contrainte. Cependant, il ne faut pas hésiter à se renseigner sur l’expertise des télésecrétaires en amont afin de trouver son partenaire de confiance.

Mais, outre les économies liées à l’infrastructure et au fonctionnement du cabinet, une permanence téléphonique médicale contribue à l’augmentation du chiffre d’affaires d’une activité en augmentant votre capacité de rendez-vous. Justement c’est en répondant à tous ses appels qu’on gagne la confiance des patients et qu’on les fidélise ou qu’on les attire pour devenir des patients. En définitive, déléguer l’appel téléphonique à des télésecrétaires habiles et expérimentées est un gage de qualité qui profite aux patients et aux médecins, du moment où il, facilite l’accès aux soins et simplifie le quotidien des professionnels de santé.